1 Ausfüllen von Bestellscheinen
(
ein Muster-Bestellschein ist als PS-Datei vorhanden; gültige Bestellscheine werden im Sekretariat ausgegeben)


Die folgenden Bedingungen sind zu berücksichtigen:

1.

Schlüsselzahlen (unten links auf dem Bestellschein) bestehen aus 4 Schlüsselindizes. Der Abrechnung der Amtskasse entsprechend werden für Drittmittel zusätzlich die Titel 71 und 92 eingesetzt.

2.

Schlüsselzahlen mit den entsprechenden Untertiteln werden einmal jährlich (nach der ersten Etat-Sitzung) festgelegt. Jeder Besteller muß sich an die ihm zugewiesene(n) Schlüsselzahl(en) halten. Dies gilt insbesondere für den Fall, daß Mittel während des Jahres für andere als ursprünglich beantragte Zwecke ausgegeben werden. Hier ist immer die Schlüsselzahl des ursprünglichen Antrags einzusetzen.

3.

Die in der Etatsitzung bewilligten Mittel sind immer einzelnen zeichnungsberechtigten Personen zugeordnet. Diese Mitarbeiter sind für ihren Teil des Institutsetats verantwortlich und stehen für einen ausgeglichenen Teiletat ein. Sie werden im folgenden als Besteller bezeichnet. Eine Liste der Besteller ist in Abschnitt 3.2 zu finden.

4.

Dem Sekretariat ist mitzuteilen, welche Artikel inventarisiert werden müssen und welche aus bestimmten Gründen nicht inventarisiert werden können oder zu einem bereits inventarisierten Gerät gehören. Grundsätzlich soll die Inventarisierung ab sofort für jedes Gerät ab 300 DM vorgenommen werden, sofern es ein nicht eingebautes Einzelteil ist.



2 Wenn die Rechnung kommt ...

1.

Ordnungsgemäße Lieferung bescheinigen (Unterschrift).

2.

Falls erforderlich, Teil-Lieferungen als solche kennzeichnen.

3.

Ab 10000 DM muß eine Mitteilung an den Planungsstab der Universität erfolgen; ab 20000 DM müssen 3 Vergleichsangebote und eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung der Firma mit eingereicht werden.

4.

Bei Skontoabzug muß ein schneller Rücklauf erfolgen, da sonst Probleme mit Nachforderungen auftreten können.

Unvollständige Bestellscheine gehen zurück an den Besteller!

3 Erläuterungen zu Instituts-Bestellungen

1.

Mit Erscheinen dieser Anleitung werden alle vorangehenden Anleitungen und abweichenden Bestellscheine ungültig. Die Bestellscheine werden wie bisher im Sekretariat paginiert und sind dort erhältlich.

2.

Vollständig ausgefüllte Bestellscheine sind bekanntlich die Voraussetzung für eine rechtsgültige Bestellung. Die Ausfüllung der Bestellscheine wird in Abschnitt 3.1 ausführlich beschrieben, die Indizes der Schlüsselzahlen in Abschnitt 4. Bestellscheine ersetzen nicht eine sorgfältige (eventuell schriftliche) Gestaltung des Kaufvertrags, die Garantieansprüche und ähnliches enthalten kann.

3.

Vor jeder Bestellung ist eine Kopie im Sekretariat zu hinterlegen.

4.

Bestellscheine müssen von den Bestellern abgezeichnet werden, die auch verantwortlich für die Einhaltung des vorgeschriebenen Bestellablaufs sind.

5.

Die obenstehende Regelung gilt für alle Aufträge, die über das Sekretariat abgerechnet werden, also auch für entsprechende Drittmittel oder Sondermittel.

6.

Die Regelung gilt auch für telefonische Bestellungen. Hier ist sofort anschließend der Bestellablauf einzuhalten (also keine telefonischen Bestellungen, wenn der Zeichnungsberechtigte abwesend ist).

7.

Alle Bestellungen werden in die Datenbank des Sekretariats aufgenommen.

8.

Rechnungen gehen nach Überprüfung und Bestätigung der ordnungsgemäßen Lieferung zurück ans Sekretariat.



3.1 Zur Ausfüllung der Bestellformulare

    •  
Die unterste Zeile des Anschriftenfelds dient der Eintragung der Telefon- oder Faxnummer und gegebenenfalls des Namens der Kontaktperson. In diesem Fall bitte das entsprechende Fach (telefonische oder Fax-Bestellung) rechts ankreuzen.
    •  
Die Eintragung der Kunden-Nummer ist optional und dient der Information des Lieferanten.
    •  
Besteller ist nach wie vor der ursächliche zeichnungsberechtigte Auftraggeber. Alle Besteller achten darauf, daß Firmensendungen und Rechnungen zu ihren Händen erfolgen, damit vor Abgabe an das Sekretariat alle Details der Rechnung und die Inventarisierungs-Bedingungen vom Besteller überprüft werden können.
    •  
Unser Zeichen besteht aus dem Kürzel des Bestellers (im allgemeinen der Person, der die Mittel in der Etatsitzung zugeordnet wurden) vor der vom Sekretariat gedruckten laufenden Nummer.
    •  
Die erste Unterzeile des Bestellformulars enthält eine Maske für die Eintragung einer gültigen Schlüsselzahl, deren Zusammensetzung in Abschnitt 4 erläutert wird. Um Fehlbuchungen zu vermeiden, muß sich diese Eintragung genau an die für die Mittel zugewiesenen Titelindizes halten.
    •  
Der die Inventarisierung betreffende Kasten (ja/nein) ist bereits bei der ersten Abgabe des Bestellscheins anzukreuzen.
    •  
Die HÜL-Nummer, Inventar-Nummer und alle weiteren Buchungskennzeichen werden ausschließlich durch das Sekretariat eingetragen. Je nach Bedarf werden Inventarisierungs-Aufkleber gedruckt und den Bestellern zur Anbringung ausgehändigt.
    •  
Die in alten Bestellformularen vorgesehene Angabe der Projektbezeichnung entfällt. Sie wird vollständig durch den Titelindex beschrieben.



3.2 Besteller und ihre Zeichen

Barwig Ba Häfner Pauldrach AP
Bender Be Holzinger IH    
Burkert AB Hopp  Ho Puls Pu
Butler Bu Lesch Le Rühfel
Gabler Ga Mitsch Mi Saglia Sa
Gehren Ge Mittermaier, A. TM Schneiders-Fesl SL
Gössl Mittermaier, F. MF    
Grötsch SG        




4 Schlüsselzahlen für die Buchungstitel

Die in die erste Unterzeile des Bestellformulars links einzutragende Schlüsselzahl besteht aus einer Kombination von 4 Indizes mit der Form

nnn / mm / kk.j

mit den folgenden Bedeutungen:


nnn = Projektträger-Index

  001 Institutshaushalt    
  002 Hausbewirtschaftung    
  003 Dienstfahrzeuge    

101 - 200   DFG-Sachmittel ASt-Nr  
  112 Be 1092/9-1 843 590-1 (HET)
  122 Pa 477/1-3 843 514-1 Hoffmann 

201 - 300   BMBF ASt-Nr  

301 - 400   DAAD, GIF, INTAS ASt-Nr  
  302 INTAS 821 733-3 Bender, Hopp
  303 GIF 821 719-2 Kudritzki, Pauldrach

401 - 500   ESA, ESO ASt-Nr  
  501      

mm = Titelindex

71

BMBF-Mittel

73

Allgemeiner Haushaltstitel des Landes, enthält alle Untertitel bis auf EDV

75

Neueinrichtungsmittel (nicht Berufungsmittel), nur bei entsprechender Zuweisung durch die Universität

76

Sondermittel des Landes (HBFG)

92

DFG-Mittel

99

EDV-Ausgaben des Landes (Hardware, Software, Wartung, Lizenzen, Verbrauch)

kk = Untertitelindex

für Titel 71, 73, 75, 76, 92 und 99 (mit laufenden Projekten)

Zusätzlich eingetragen sind die vorläufigen Haushaltsansätze für das Jahr 2003 in Euro. Es gilt die übliche Ausgabensperre bis zur Anweisung des Jahresetats.

    Berechtigt

Laufend

Antrag

01

Telefon einschließlich Datenanschlüsse, Post, Rundfunk Sekretariat

9 450

 

02

Büro (Verbrauchsmaterial) Sekretariat

3 600

 

03

Kopierer (Miete und Verbrauch) Sekretariat

1 800

 

04

Bücher, Konferenzberichte Hopp

3 600

 

05

Zeitschriften (mit Jahresbericht) Hopp

14 850

 

06

Druckkosten Leitung

9 000

 

07

Reisemittel und Weiterbildung Leitung

16 200

 

08

Gästemittel Leitung

7 200

 

09

Werkstätten Mittermaier

2 700

 

10

Wendelstein (Betriebsmittel) Barwig

4 500

 

11

Computer-Software Gabler

13 590

 

12

Computer-Hardware und Verbrauchsmaterial Gabler  

  28 440

13

Elektronik (Verbrauchsmaterial) Mitsch  

  4 500

14

Hilfskraft-Mittel (Reptilienfonds) Leitung  

13 500

15

Berufungsrücklage Burkert    
         

21

Wendelstein (Investitionen) Barwig  

10 485

22

Öffentlichkeitsarbeit Leitung  

 8 280

23

Institutseinrichtung Mittermaier  

630

j = Ausgabenindex

0

Einzahlungen, Haushaltszuweisungen

1

Gehälter

2

Nebenkosten

3

Sonderausgaben

4

Verbrauchsmaterial

5

Kleine Investitionen

6

Große Investitionen (Inland)

7

Große Investitionen (Ausland)

8

Wartung und Reparaturen

9

Miete und Gebühren

Bemerkungen:

Gehälter und Nebenkosten (Essenmarken, Beihilfe) werden nur unter besonderen Umständen abgerechnet.

Die Grenzen zwischen kleinen und großen Investitionen sind definiert durch 800 DM (BMBF) und 10000 DM (Land oder DFG).




4.1 Beispiele zur Schlüsselzahl

Voraussetzung ist jeweils das Vorhandensein bewilligter Mittel.

001 / 73 / 13.5 Beschaffung von Elektronik-Kleinteilen für den MEKASPEK
001 / 73 / 13.4 wie oben, aber Verbrauchsmaterial (die Grenzen sind häufig fließend)
001 / 73 / 10.9 Bezahlung von Rechnungen der Wendelstein-Seilbahn
116 / 92 / 12.4 Beschaffung von Druckerpapier aus DFG-Mitteln (Projektträger-Index 116)
001 / 99 / 12.4 Beschaffung von Druckerpapier aus dem Instituts-Etat
001 / 99 / 11.8 Bezahlung der jährlichen IDL-Wartungslizenz
001 / 73 / 07.3 Bezahlung von Reisekosten aus dem Instituts-Etat
001 / 73 / 12.0 Zuweisung von Haushaltsmitteln für Rechner-Hardware nach der Haushaltssitzung


Last update: 7. Oktober 2003 (gehren@usm.uni-muenchen.de)